No-code automatizace: kdy stačí Make a kdy potřebujete vývojáře

Technik dokončí zásah u zákazníka a pošle z terénu e-mail s výkazem. Referentka ho přepíše do systému. Fakturantka z toho udělá podklad. A na konci měsíce hledá někdo čtvrtý, kam se poděly dva výkazy. Čtyři lidé, jeden údaj — a nikdo z nich zrovna nedělá práci, za kterou ho platíte.

Když tuhle situaci ve firmě pojmenujete nahlas, přijdou obvykle dvě reakce. Buď „na to si najmeme programátora“, nebo „viděl jsem video, že se to dá naklikat za odpoledne“. Obě jsou správné — jen každá pro jiný typ procesu. Když se spletete, zaplatíte za vývoj něčeho, co jste mohli naklikat, nebo strávíte půl roku lepením řešení, které se pod zátěží rozpadne.

V následujících minutách dostanete kritéria, podle kterých svůj proces zařadíte sami, a na konci konkrétní postup, jak první automatizaci rozjet, aniž byste museli cokoli slíbit dopředu. Pokud teprve zvažujete, jestli má automatizace ve vaší firmě vůbec smysl, začněte raději článkem Automatizace už není jen pro korporáty — tenhle text na něj navazuje.

Co no-code automatizace doopravdy znamená

No-code (a jeho o něco techničtější bratr low-code) znamená, že propojení mezi aplikacemi neskládá programátor v editoru kódu, ale kdokoli ve vizuálním rozhraní — myší, jako stavebnici. Nejrozšířenější platformou tohoto druhu je Make, kde jednotlivé aplikace vystupují jako moduly a vy mezi ně kreslíte šipky.

Podstatná změna oproti minulé dekádě není v tom, že by propojování systémů bylo najednou možné. Možné bylo vždycky. Změna je, že ho zvládne obsluhovat provozní ředitelka, ne jen IT oddělení.

Co no-code spolehlivě zvládne

• Přenos dat mezi dvěma systémy — z webového formuláře do CRM, z e-mailu do ticketu, ze skladu do e-shopu.
• Hlídání termínů a podmínek: končící smlouvy, revize, faktury po splatnosti.
• Generování dokumentů a jejich rozeslání správným lidem.
• Jednoduché větvení: když nastane A, udělej B, jinak upozorni odpovědného kolegu.

Kde no-code naráží na strop

• Byznys logika s desítkami výjimek („kromě zákazníků, kteří mají ještě starý tarif“).
• Velké objemy dat — u no-code platforem platíte za jednotlivé operace, takže náklady rostou s provozem.
• Procesy, kde potřebujete jistotu, že proběhne buď všechno, nebo nic. Typicky účetní uzávěrky.
• Uživatelské rozhraní. No-code propojuje existující aplikace, nové nevytváří.

Tři otázky, které rozhodnou za vás

1. Kolikrát to poběží?

Proces, který se spustí desetkrát denně, je pro no-code ideální. Proces, který se spustí desetkrát za vteřinu, vás na počtu operací zruinuje dřív, než se rozkoukáte. Hrubé vodítko: do několika tisíc běhů měsíčně bývá naklikané řešení levnější než vývoj. Nad tuhle hranici se začíná vyplácet napsat integraci napevno.

2. Kolik má proces výjimek?

Vezměte tužku a sepište všechna „ale“ a „kromě“. Pokud se vejdete na pět řádků, naklikáte to. Pokud sepisujete půl hodiny a pořád si vzpomínáte na další, nemáte problém s automatizací — máte proces, který nikdy nikdo pořádně nepopsal. Vývojář vám ho nespraví, jen zdraží.

3. Kdo to bude spravovat za rok?

Na tuhle otázku se zapomíná nejčastěji. Scénář postavený jedním nadšencem, který za rok odejde, je časovaná bomba stejně jako nezdokumentovaný skript. Rozdíl je v tom, že vizuální scénář si nový člověk přečte i bez znalosti programování. To je dlouhodobě největší výhoda no-code přístupu — a zároveň důvod, proč i naklikané řešení potřebuje vlastníka.

Hybridní cesta: nemusíte volit jednou provždy

Nejlevnější postup obvykle není ani „všechno naklikat“, ani „všechno nechat naprogramovat“. Je to kombinace. Jádro dat drží pořádný informační systém s otevřeným rozhraním a periferní procesy okolo něj se doskládávají no-code nástrojem podle toho, jak se firma mění.

Přesně tak funguje MANGO automatizace. Informační systém MANGO má nové rozhraní MANGO API a v platformě Make k němu existuje 48 nativních modulů — pro zákazníky, služby, tickety, výkazy práce, zařízení i fakturaci. Data tečou oběma směry, přístupový token si vygenerujete sami ve svém účtu a celý postup je popsaný ve veřejné české dokumentaci na docs.mango.cloud. Rozhraní je součástí platformy, neplatíte za něj zvlášť.

Co se do no-code nevejde — složitá logika, výkonově náročné dávky, vlastní obrazovky pro uživatele — doděláme jako software na zakázku. Hranici mezi tím dvojím ale nemusíte určovat na začátku. Určí ji provoz.

Příklad z praxe

Modelový příklad, nejde o konkrétního zákazníka.

Referentka Jana zpracovává výkazy servisních techniků. Měsíčně jich dostane e-mailem 120 a každý ručně přepíše do systému. Jeden výkaz jí zabere 4 minuty.

• Přepisování: 120 × 4 minuty = 8 hodin měsíčně
• Dohledávání nečitelných a chybných údajů: přibližně 4 výkazy měsíčně × 15 minut = 1 hodina měsíčně
• Celkem: 9 hodin měsíčně

Po automatizaci technik uzavře zásah v mobilní aplikaci a scénář přenese data rovnou do systému. Janě zůstane půlhodinová kontrola na konci měsíce.

• Úspora: 9 − 0,5 = 8,5 hodiny měsíčně, tedy 102 hodin ročně
• Při modelové nákladové sazbě 350 Kč za hodinu jde o 35 700 Kč ročně — a to ještě nepočítáme faktury vystavené o týden dřív.

Podstatné je, že takový scénář postavíte za jedno odpoledne. Ne za čtvrt roku.

Jak na to krok za krokem

1. Změřte jeden proces, ne pět. Vyberte činnost, na kterou si někdo stěžuje nejhlasitěji, a týden si zapisujte, kolik minut zabere a kolikrát se opakuje. Bez čísel se rozhoduje špatně.
2. Sepište výjimky. Všechna „ale“ a „kromě“. Tenhle seznam vám sám odpoví, jestli jste v no-code zóně, nebo ne.
3. Ověřte, že data existují digitálně. Automatizace neumí přečíst papír z přihrádky. Pokud proces začíná ručním opisem, začněte tím, že zdigitalizujete vstup.
4. Postavte pilot na bezplatném účtu. Make nabízí bezplatný tarif, který na ověření principu stačí. Když scénář týden běží a nikdo si nestěžuje, teprve pak řešte placený plán a rozšíření.
5. Až potom se bavte o vývoji. S funkčním pilotem a změřenými čísly v ruce vedete úplně jiný rozhovor, než když přijdete s pocitem, že „by to chtělo zautomatizovat“. Na co se dodavatele ptát, shrnuje článek Jak na výběr správného softwarového partnera.

Závěr

Volba mezi naklikáním a vývojem není otázka rozpočtu ani velikosti firmy. Je to otázka toho, jak dobře znáte vlastní proces. Firmy, které svoje „ale“ umí vyjmenovat, si automatizaci obvykle postaví samy a levně. Firmy, které to neumí, zaplatí vývojáře — a ten stejně nejdřív udělá přesně to, co mohly udělat ony: sepíše, co se ve firmě vlastně děje. Udělejte první krok sami a druhý možná nebudete potřebovat.

Jestli si chcete propojení osahat naživo, 17. září pořádáme školení MANGO API a Make. Projdeme scénáře krok za krokem a poradíme s tím, co chcete automatizovat právě vy. Účastnit se dá i online, termín a registrace jsou na stránce MANGO automatizace.

Nevíte, jestli váš proces spadá do no-code, nebo už potřebuje vývoj? Napište nám a probereme to nezávazně nad konkrétním příkladem.